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Réponse de Mercer : Nouvelles obligations réglementaires liées à votre régime de retraite en 2017

Êtes-vous prêt à vous conformer aux nouvelles règles sur les comités consultatifs des régimes de retraite? 

Votre organisation offre-t-elle un régime de retraite enregistré en Ontario? Le cas échéant, vous devez connaître les obligations liées aux nouvelles règles sur les comités consultatifs des régimes de retraite récemment adoptées en Ontario.

APERÇU

Le 1er janvier 2017, l'Ontario a adopté de nouvelles règles sur les comités consultatifs des régimes de retraite prévoyant que les participants actifs et les participants retraités d'un régime de retraite enregistré, ou les syndicats qui agissent en leur nom, peuvent prendre part à un vote pour la création d'un comité consultatif si dix participants ou plus le demandent. Le comité consultatif nouvellement formé serait alors chargé de surveiller l'administration du régime de retraite, de faire des recommandations à l'administrateur et d'aider à mieux faire connaître et comprendre le régime à ses participants.

ENJEUX CLÉS

Afin d'optimiser le fonctionnement d'un comité consultatif, les promoteurs de régimes de retraite enregistrés doivent mettre l'accent sur les enjeux clés suivants :

  • Administration : des ressources administratives devront être affectées pour la formation du comité consultatif et ses activités courantes. En prenant des mesures proactives, le promoteur pourra s'assurer de disposer de ressources suffisantes pour satisfaire aux exigences.
  • Questions financières : le soutien continu qui sera requis pourrait s'avérer coûteux, surtout si vous offrez plusieurs régimes de retraite. Une planification préalable efficace pourrait réduire les coûts.
  • Gouvernance : les principales responsabilités du comité consultatif sont identiques aux responsabilités existantes de l'administrateur du régime de retraite enregistré, ce qui pourrait compliquer davantage les activités de gouvernance. Il sera essentiel d'entretenir de bonnes relations avec le comité consultatif et d'assurer une communication continue afin d'éviter les malentendus.
  • Engagement des employés : un comité consultatif efficace peut aider à mieux faire connaître et comprendre le régime de retraite. Toutefois, le comité consultatif pourrait fournir des renseignements inexacts, ce qui pourrait entraîner l'insatisfaction des participants. Ici encore, il est essentiel d'assurer une communication efficace. 

PRENDRE LES COMMANDES DE LA SITUATION

L'adoption des nouvelles règles sur les comités consultatifs des régimes de retraite pourrait avoir d'importantes répercussions sur votre régime de retraite enregistré en Ontario. Il serait donc préférable de prendre des mesures proactives afin de vous assurer d'être bien préparé.

Bien qu'aucune exception ne soit consentie pour les administrateurs de régimes de retraite enregistrés qui fournissent déjà des communications conformes et détaillées sur leurs régimes, les participants pourraient être moins portés à demander un vote pour la création d'un comité consultatif s'il sont satisfaits des efforts de communication actuels et considèrent qu'ils sont bien informés au sujet du régime.  

Si vous croyez que les participants du régime voudront créer un comité consultatif, nous vous recommandons de vous y préparer par la mise en place d'un système de vote et l'offre de services de soutien au comité consultatif. Vous pourrez ainsi gérer le processus de façon efficace et réduire les coûts. 

MERCER PEUT VOUS AIDER

Les spécialistes en régimes de retraite de Mercer peuvent vous aider à vous préparer et à établir un plan de communication. Ils peuvent :

  • vous fournir de plus amples renseignements sur les règles entourant les comités consultatifs des régimes de retraite  et leurs répercussions;
  • examiner la structure de gouvernance actuelle de votre régime;
  • améliorer votre plan de communication relatif à votre régime de retraite; 
  • vous faire part d'options pour améliorer l'engagement des participants au régime;
  • vous aider à élaborer une stratégie et à rédiger les bulletins de vote en cas de demande de création d'un comité consultatif sur les régimes de retraite;
  • vous informer des pratiques exemplaires en matière de gouvernance d'un comité consultatif et vous aider à produire un manuel de gouvernance.     
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